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北京大学教育基金会会议费报销指南

一、政策依据

本指南根据以下文件编写,具体条文规定请仔细阅读文件:

《中央和国家机关会议费管理办法》(财行〔2013〕286号)

《教育部直属高校直属单位会议费管理实施细则》(教财厅[2014]26号)

《北京大学关于差旅费等经费管理的通知》(校发[2014]217号)

《北京大学会议费管理暂行办法》(校发[2016]173号)

二、支出内容

1本指南适用于学校举办(含主办、承办)的各类会议、论坛,包括国内业务会议、国内管理会议、在华举办国际会议。

国内业务会议是指因教学、科研业务需要举办的业务性会议,包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。

国内管理会议是指除国内业务会议之外的其他国内会议。

在华举办国际会议是指报经教育部外事部门批准的、在我国境内举办的国际会议。

会议举办者根据会议内容和性质选择相应的会议类型,报所在二级单位审批确定。国际会议应按照国际合作部要求提前三个月履行有关审批手续。

2会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等。国际会议可开支同声传译翻译费、同声传译设备租金费用。

交通费是指用于会议代表接送站,以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

3、会议费开支实行综合定额控制,各项费用之间可以调剂使用,在综合定额标准以内据实报销。会议费综合定额标准参见《北京大学会议费管理暂行办法》 第三章十四条。

各类会议应按照定额控制标准执行,超支部分不予报销。国内业务会议、在华举办国际会议如有特殊情况,可在申报会议预算中予以披露合理性和必要性,由二级单位根据实际情况进行审批。
 
不安排住宿的会议,综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行,住宿费不能调剂使用;不安排就餐的会议,综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行,伙食费不能调剂使用。
 
国内管理会议用餐不上酒水,会场不制作背景板、不提供水果和茶歇。

4下列费用纳入会议费预算,但不计入会议费综合控制定额,从相应的支出科目中据实列支:

1)会议代表旅费。会议代表参加会议发生的旅费,原则上回单位报销。对确因工作需要,邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费,可对照学校相应标准在差旅费和外宾接待费中报销。

2)同声传译人员翻译费、同声传译设备租金。

3)参会专家人员费用。会议举办者根据工作需要,可向邀请参会专家发放咨询费、讲课费、劳务费。

5电视电话会议费用开支标准按与电信部门的协议价格结算,不按照《办法》规定的会议费综合定额标准结算,参会人数不受限制,但会场要从严控制,节约支出。

6确因工作需要委托其他单位代办会议的,会议费在规定标准内报销。

三、办理流程及注意事项

会议费可以提前预支,也可直接报销,建议先预支后冲账。

1、预支流程

会议预支应按会议费预算执行。所需材料:

1)会议通知(包含会议议程)。

2)《北京大学会议费预算表》

3)《北京大学预支款请款书》,详细填写借支部门、项目号、借款用途、收款单位全称、正确的大小写金额、请款人电话、预计冲账时间等,经财务负责人、经办人签字并加盖单位公章。

单日单笔支出达到或超过一千元人民币的,不得预支现金,必须采用支票或银行汇款方式支付。

4)如举办国际会议,需提供教育部批准办会的文件。

特别提示:若预支金额大于或等于5万元,需将以上材料暂存我处,待我处提请基金会有关领导签字后,方可预支。

2、冲账流程

会议结束后应当及时汇总各项资料和票据,填写会议费报销单,统一办理报销手续。所需材料:

1)暂付款报销封面,项目负责人、经办人签字,单位盖章。

2)《北京大学会议费报销单》

3)实际参会人员签到表(如无法提供签到表,可提供参会人员名单、联系方式)。

4)会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、电子结算单、委托协议(合同)等资料。发票抬头必须为“北京大学教育基金会”,背面需项目负责人和经办人至少两人签字。

3、报销流程

会议结束后应当及时汇总各项资料和票据,填写会议费报销单,统一办理报销手续。会议报销应按会议费预算执行。如实际支出超出预算,须在会议费报销单的特殊事项中予以披露,经单位审批同意后准予报销。所需材料:

1)会议通知(包含会议议程)。

2)《北京大学会议费预算表》

3)《北京大学会议费报销单》

4)实际参会人员签到表(如无法提供签到表,可提供参会人员名单、联系方式)。

5)如举办国际会议,需提供教育部批准办会的文件。

6)会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、电子结算单、委托协议(合同)等资料。发票抬头必须为“北京大学教育基金会”,背面需项目负责人和经办人至少两人签字。

邀请与会人员的城市间交通费,填写差旅费报销单,具体标准及规定请参见北京大学教育基金会国内差旅费报销指南》

邀请参会专家发放的咨询费、讲课费和会务工作人员劳务费等,具体规定请参见《北京大学教育基金会教职工(事业编)劳务费发放指南》《北京大学教育基金会校外人员劳务费发放指南》《北京大学教育基金会学生津贴发放指南》

特别提示:单日单笔支出达到或超过一千元人民币的,不得以现金或个人刷卡方式支付,必须采用支票或银行汇款方式支付。违反此规定的,不予报销。

若报销总金额大于或等于5万元,需将以上材料暂存我处,待我处提请基金会有关领导签字后,方可报销。

四、办理地点及联系方式

基金会财务部办公室(化学南楼223室),联系电话62751021。

提示:本指南可能会根据有关要求更新,请使用人定期到基金会网站查看。

 

附:北京大学教育基金会会议费报销指南

 


更新时间:2016-11-04

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