一、政策依据
本指南根据以下文件编写,具体条文规定请仔细阅读文件:
《中央和国家机关会议费管理办法》(财行〔2013〕286号)
《教育部直属高校直属单位会议费管理实施细则》(教财厅[2014]26号)
《北京大学关于差旅费等经费管理的通知》(校发[2014]217号)
二、支出内容
1、本指南适用于学校举办(含主办、承办)的各类会议、论坛,包括国内业务会议、国内管理会议、在华举办国际会议。
国内业务会议是指因教学、科研业务需要举办的业务性会议,包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。
国内管理会议是指除国内业务会议之外的其他国内会议。
在华举办国际会议是指报经教育部外事部门批准的、在我国境内举办的国际会议。
会议举办者根据会议内容和性质选择相应的会议类型,报所在二级单位审批确定。国际会议应按照国际合作部要求提前三个月履行有关审批手续。
2、会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等。国际会议可开支同声传译翻译费、同声传译设备租金费用。
交通费是指用于会议代表接送站,以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。
3、会议费开支实行综合定额控制,各项费用之间可以调剂使用,在综合定额标准以内据实报销。会议费综合定额标准参见《北京大学会议费管理暂行办法》 第三章十四条。
4、下列费用纳入会议费预算,但不计入会议费综合控制定额,从相应的支出科目中据实列支:
1)会议代表旅费。会议代表参加会议发生的旅费,原则上回单位报销。对确因工作需要,邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费,可对照学校相应标准在差旅费和外宾接待费中报销。
2)同声传译人员翻译费、同声传译设备租金。
3)参会专家人员费用。会议举办者根据工作需要,可向邀请参会专家发放咨询费、讲课费、劳务费。
5、电视电话会议费用开支标准按与电信部门的协议价格结算,不按照《办法》规定的会议费综合定额标准结算,参会人数不受限制,但会场要从严控制,节约支出。
6、确因工作需要委托其他单位代办会议的,会议费在规定标准内报销。
三、办理流程及注意事项
会议费可以提前预支,也可直接报销,建议先预支后冲账。
1、预支流程
会议预支应按会议费预算执行。所需材料:
1)会议通知(包含会议议程)。
2)《北京大学会议费预算表》。
3)《北京大学预支款请款书》,详细填写借支部门、项目号、借款用途、收款单位全称、正确的大小写金额、请款人电话、预计冲账时间等,经财务负责人、经办人签字并加盖单位公章。
单日单笔支出达到或超过一千元人民币的,不得预支现金,必须采用支票或银行汇款方式支付。
4)如举办国际会议,需提供教育部批准办会的文件。
特别提示:若预支金额大于或等于5万元,需将以上材料暂存我处,待我处提请基金会有关领导签字后,方可预支。
2、冲账流程
会议结束后应当及时汇总各项资料和票据,填写会议费报销单,统一办理报销手续。所需材料:
1)暂付款报销封面,项目负责人、经办人签字,单位盖章。
2)《北京大学会议费报销单》。
3)实际参会人员签到表(如无法提供签到表,可提供参会人员名单、联系方式)。
4)会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、电子结算单、委托协议(合同)等资料。发票抬头必须为“北京大学教育基金会”,背面需项目负责人和经办人至少两人签字。
3、报销流程
会议结束后应当及时汇总各项资料和票据,填写会议费报销单,统一办理报销手续。会议报销应按会议费预算执行。如实际支出超出预算,须在会议费报销单的特殊事项中予以披露,经单位审批同意后准予报销。所需材料:
1)会议通知(包含会议议程)。
2)《北京大学会议费预算表》。
3)《北京大学会议费报销单》。
4)实际参会人员签到表(如无法提供签到表,可提供参会人员名单、联系方式)。
5)如举办国际会议,需提供教育部批准办会的文件。
6)会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、电子结算单、委托协议(合同)等资料。发票抬头必须为“北京大学教育基金会”,背面需项目负责人和经办人至少两人签字。
邀请与会人员的城市间交通费,填写差旅费报销单,具体标准及规定请参见《北京大学教育基金会国内差旅费报销指南》。
邀请参会专家发放的咨询费、讲课费和会务工作人员劳务费等,具体规定请参见《北京大学教育基金会教职工(事业编)劳务费发放指南》,《北京大学教育基金会校外人员劳务费发放指南》,《北京大学教育基金会学生津贴发放指南》。
特别提示:单日单笔支出达到或超过一千元人民币的,不得以现金或个人刷卡方式支付,必须采用支票或银行汇款方式支付。违反此规定的,不予报销。
若报销总金额大于或等于5万元,需将以上材料暂存我处,待我处提请基金会有关领导签字后,方可报销。
四、办理地点及联系方式
基金会财务部办公室(化学南楼223室),联系电话62751021。
提示:本指南可能会根据有关要求更新,请使用人定期到基金会网站查看。
更新时间:2016-11-04 |
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